Che tu stia gestendo rapporti di vendita, budget, voti scolastici o fogli di inventario, la formattazione condizionale può trasformare rapidamente i dati grezzi in visualizzazioni intuitive, evidenziando ciò che conta di più a colpo d’occhio. In questa guida, ti guideremo nell’uso della formattazione condizionale in Excel 2016 su macOS, dalle basi alle tecniche avanzate.
Che cos’è la Formattazione Condizionale?
La Formattazione Condizionale consente di modificare automaticamente l’aspetto di una cella (colore, carattere, bordo, ecc.) in base al suo valore o a una condizione specifica. Questa funzione aiuta a:
- Evidenziare valori critici (ad esempio, spese elevate, date scadute)
- Mostrare tendenze dei dati con scale di colori
- Identificare duplicati o errori
- Rendere i fogli di calcolo più leggibili e coinvolgenti
Accedere alla Formattazione Condizionale su macOS
Per accedere alla Formattazione Condizionale in Excel 2016 per Mac:
- Apri Excel da Microsoft Office per Mac 2016.
- Seleziona l’intervallo di celle che desideri formattare.
- Nel menu in alto, vai su Home > Formattazione Condizionale.
- Scegli tra le regole predefinite o creane di personalizzate.
1. Utilizzo delle Regole Predefinite di Formattazione Condizionale
Excel 2016 offre diverse regole di formattazione preimpostate per un’applicazione rapida.
A. Regole per Evidenziare le Celle
Queste regole consentono di formattare le celle che soddisfano criteri specifici:
- Maggiore di / Minore di
- Compreso tra
- Uguale a
- Testo che contiene
- Data che si verifica
- Valori duplicati
Esempio: Per evidenziare le vendite superiori a 10.000$:
- Seleziona i tuoi dati di vendita
- Vai su Formattazione Condizionale > Regole per Evidenziare Celle > Maggiore di
- Inserisci 10000 e scegli uno stile di formattazione (ad esempio, riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro)
B. Regole Top/Bottom
Utili per trovare rapidamente:
- I 10 valori più alti
- Il 10% più basso
- Valori sopra o sotto la media
C. Barre Dati
Mostra barre colorate nelle celle in relazione ai loro valori, ottimo per confronti visivi nelle righe.
D. Scale di Colori
Applica schemi di colori sfumati in base ai valori delle celle. Ad esempio, valori bassi in rosso, alti in verde.
E. Set di Icone
Aggiunge simboli come frecce, semafori o forme per rappresentare visivamente i valori.
2. Creazione di Regole di Formattazione Condizionale Personalizzate
Excel ti consente di andare oltre i formati predefiniti creando formule personalizzate.
Passaggi:
- Seleziona la cella o l’intervallo.
- Vai su Formattazione Condizionale > Nuova Regola.
- Scegli lo stile Classico > “Usa una formula per determinare quali celle formattare”.
- Inserisci la tua formula (ad esempio, =A2>5000).
- Scegli un formato personalizzato (carattere, colore, bordo, ecc.).
Esempio pratico:
Evidenziare le fatture scadute
Formula: =OGGI()>B2
Supponendo che B2 contenga la data di scadenza, questa regola evidenzia le fatture scadute.
3. Applicare la Formattazione Condizionale a Intere Righe
Per formattare un’intera riga in base a una condizione in una colonna:
- Seleziona l’intero intervallo di dati (ad esempio, A2:D100).
- Vai su Formattazione Condizionale > Nuova Regola.
- Usa una formula come: =$C2=”Scaduto”
- Applica un formato (ad esempio, riempimento rosso).
Questo evidenzierà le righe in cui la colonna dello stato (Colonna C) indica “Scaduto”.
4. Gestione e Modifica delle Regole
Dopo aver aggiunto più regole di formattazione, gestiscile tramite:
Home > Formattazione Condizionale > Gestisci Regole
Da qui, puoi:
- Visualizzare tutte le regole applicate a un foglio o a una selezione
- Modificare la logica o la formattazione delle regole
- Cambiare la priorità delle regole
- Eliminare le regole non più necessarie
Assicurati sempre che le tue regole siano nell’ordine corretto: Excel le elabora dall’alto verso il basso.
5. Rimuovere la Formattazione Condizionale
Per cancellare i formati:
- Seleziona l’intervallo
- Vai su Formattazione Condizionale > Cancella Regole
- Scegli “Cancella regole dalle celle selezionate” o “Cancella regole dall’intero foglio”
Utile quando vuoi ricominciare da zero o rimuovere evidenziazioni temporanee.
6. Buone Pratiche per la Formattazione Condizionale
- Limita il numero di regole – Troppe regole possono rallentare le prestazioni e ridurre la leggibilità.
- Usa schemi di colori delicati – Rossi accesi o colori neon possono distrarre; usa riempimenti e bordi morbidi.
- Documenta le tue regole – Utilizza commenti nelle celle o una legenda per spiegare il significato dei colori.
- Testa le regole – Provale prima su piccoli set di dati.
- Evita regole in conflitto – Una regola può sovrascriverne un’altra se non ordinata correttamente.
7. Applicazioni Reali della Formattazione Condizionale
Business:
- Evidenziare conti scaduti
- Segnalare scorte basse
- Monitorare KPI (verde = raggiunto, rosso = non raggiunto)
Istruzione:
- Colorare i voti sotto la soglia di sufficienza
- Identificare la presenza perfetta
- Evidenziare lo stato di consegna dei compiti
Personale:
- Monitoraggio del budget (spese > budget)
- Registri di allenamento (giorni mancati)
- Tracker di abitudini (completamento giornaliero)
Gestione Progetti:
- Evidenziare attività oltre la data di scadenza
- Monitorare livelli di priorità (Alta, Media, Bassa)
- Mostrare visivamente l’utilizzo delle risorse
