La création et l’envoi manuels de rapports quotidiens peuvent être des tâches répétitives et chronophages. Cependant, avec la puissante combinaison d’Excel 2021, Power Automate et du Planificateur de tâches Windows, vous pouvez créer un système entièrement automatisé qui génère, met à jour et distribue vos rapports chaque jour — sans lever le petit doigt.
Ce blog vous guide pas à pas pour mettre en place un tel système d’automatisation, à l’aide d’outils que vous possédez probablement déjà si vous utilisez Office 2021 + Windows 11.
Pourquoi automatiser les rapports quotidiens ?
L’automatisation des rapports permet de :
- Gagner du temps et éliminer les tâches redondantes
- Réduire les erreurs dues à la manipulation manuelle
- Garantir la livraison en temps voulu des données
- Améliorer le suivi et la prise de décision
Si votre rôle implique la gestion des stocks, des finances, des KPI de projets, de la performance des employés ou des ventes, l’automatisation garantit que les bonnes données atteignent les bonnes personnes à temps.
Outils nécessaires
- Excel 2021 – pour l’analyse des données et la création de rapports
- Power Automate (Desktop) – pour créer des flux de travail automatisés
- Planificateur de tâches Windows – pour planifier l’exécution
- Office 2021 + Windows 11 – la base pour l’intégration et l’automatisation
Étape 1 : Créer le modèle Excel pour le rapport
- Concevez un modèle de rapport réutilisable dans Excel 2021
- Utilisez des tableaux, formules et tableaux croisés dynamiques pour organiser vos données dynamiquement
- Ajoutez des plages nommées pour une référence cohérente dans l’automatisation
- Enregistrez le fichier dans un emplacement fixe, par exemple : C:\Reports\DailyReport.xlsx
Champs exemples :
- Date
- Département
- Total des ventes
- Performance des employés
- État des stocks
Étape 2 : Préparer Excel pour l’automatisation
a. Activer les macros (facultatif)
Si votre rapport implique des macros :
- Accédez à Fichier > Options > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres > Paramètres des macros
- Sélectionnez “Activer toutes les macros”
b. Enregistrer en tant que classeur macro-activé (si nécessaire)
Enregistrez votre fichier en .xlsm si vous utilisez des scripts VBA.
Étape 3 : Utiliser Power Automate Desktop pour créer un flux
Microsoft Power Automate Desktop est préinstallé avec Windows 11 Pro. Voici comment créer une automatisation pour actualiser les données Excel et enregistrer/exporter le rapport.
a. Lancer Power Automate Desktop
- Ouvrez Power Automate Desktop
- Cliquez sur + Nouveau flux et nommez-le GenerateDailyReport
b. Ajouter des actions au flux
- Lancer Excel
- Action : Lancer Excel
- Décochez “Lancer Excel avec un nouveau document”
- Définissez le chemin vers votre fichier Excel
- Actualiser les données
- Action : Exécuter une macro Excel ou Actualiser toutes les connexions de données si vous utilisez des sources externes
- Enregistrer en PDF
- Action : Enregistrer Excel sous
- Format : .pdf
- Chemin : C:\Reports\Exports\DailyReport_{Date}.pdf
- Envoyer un e-mail (facultatif)
- Action : Envoyer un e-mail
- Joindre le PDF généré
- Ajouter les destinataires et l’objet comme : “Rapport de ventes quotidien – {Date}”
- Fermer Excel
- Action : Fermer Excel
- Assurez-vous que “Enregistrer le document” est coché
Étape 4 : Tester le flux d’automatisation
Exécutez manuellement le flux la première fois :
- Vérifiez si le fichier Excel s’ouvre correctement
- Confirmez l’actualisation des données et l’exportation
- Assurez-vous que l’e-mail (si activé) est bien reçu
Étape 5 : Planifier votre automatisation avec le Planificateur de tâches
Pour exécuter le flux automatiquement chaque jour :
a. Ouvrir le Planificateur de tâches
- Appuyez sur Win + S et recherchez Planificateur de tâches
- Sélectionnez Créer une tâche de base
b. Configurer la planification
- Nom : “Automatisation rapport quotidien”
- Déclencheur : Quotidien à l’heure souhaitée (ex. : 8h00)
- Action : Démarrer un programme
- Programme/script :
C:\Program Files (x86)\Power Automate Desktop\PAD.Console.Host.exe
Ajouter des arguments :
run –name “GenerateDailyReport”
Conseils de dépannage
| Problème | Solution |
| Power Automate ne lance pas Excel | Assurez-vous qu’Excel est fermé avant de démarrer l’automatisation |
| Échec du Planificateur de tâches | Exécutez en tant qu’administrateur, vérifiez le chemin |
| Le fichier ne rafraîchit pas les données | Utilisez les bons paramètres de macro ou de connexion |
| L’automatisation saute des étapes | Ajoutez des actions de pause ou de délai dans le flux |
| Les rapports ne sont pas envoyés | Vérifiez les paramètres SMTP et l’accès au réseau |
Bonnes pratiques
- Utilisez des chemins de fichiers relatifs si vous travaillez sur plusieurs systèmes
- Protégez votre fichier Excel avec des fonctionnalités de sécurité pour éviter les modifications manuelles
- Documentez le flux pour faciliter les mises à jour ou le partage en équipe
- Définissez des tentatives de réexécution dans Power Automate pour plus de tolérance aux erreurs
- Stockez les journaux d’automatisation pour l’audit et le suivi des erreurs
Conclusion
Avec Office 2021 + Windows 11 et des outils comme Power Automate Desktop et le Planificateur de tâches, l’automatisation des rapports quotidiens est non seulement réalisable mais aussi efficace et évolutive. Cette configuration est idéale pour les professionnels et les équipes recherchant une productivité accrue, une meilleure cohérence et des flux de travail rationalisés.
FAQs
- Puis-je utiliser Power Automate sans connexion Internet ? Oui, Power Automate Desktop s’exécute localement et ne nécessite pas d’Internet sauf pour l’envoi de courriels ou le téléchargement de rapports.
- Cela fonctionne-t-il avec d’anciennes versions d’Office ou de Windows ? Certaines fonctionnalités comme Power Automate Desktop nécessitent Windows 10/11 et Office 2021 ou Microsoft 365. Les anciennes versions peuvent ne pas être compatibles.
- Et si mes données Excel proviennent de sources externes ? Assurez-vous que les connexions de données sont configurées pour l’actualisation automatique ou utilisez des macros pour les mettre à jour avant l’exportation.
- Puis-je générer plusieurs rapports à partir d’un seul fichier Excel ? Oui. Power Automate peut parcourir différentes feuilles ou filtres et enregistrer chaque rapport séparément.
- Est-il sûr d’automatiser des rapports confidentiels ? Oui, mais il est recommandé de protéger les fichiers par mot de passe, d’utiliser des courriels chiffrés et de restreindre l’accès aux flux et aux répertoires.
